İNOVA AKADEMİ A.Ş. KİŞİSEL VERİ İŞLEME, KORUMA ve GİZLİLİK POLİTİKASI

HAZIRLAYAN HUKUK DANIŞMANI
ONAY GENEL MÜDÜRLÜK
YÜRÜRLÜK ONAYI GENEL MÜDÜR (Yönetim Kurulu Kararına İstinaden)
SÜRÜM GEÇMİŞİ
Sürüm No Sürüm Tarihi Değişiklik Açıklaması
1 21/12/2020 TÜMÜ
İÇİNDEKİLER
  • A. AMAÇ VE KAPSAM
  • B. TANIMLAR
  • C. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR
  • D. POLİTİKA ESASLARI
    1. TARAFINDAN BENİMSENEN TEMEL İLKELER
    2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETİNİN KVKK’NA UYGUN YERİNE GETİRİLMESİ
    3. KİŞİSEL VERİ AKTARIMININ KVKK’NA UYGUN YERİNE GETİRİLMESİ
    4. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
      • a. Alınacak İdari Tedbirler
      • b. Alınacak Teknik Tedbirler
      • c. Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin Denetim Faaliyetleri Yürütmesi
      • d. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Tedbirler
    5. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER
      • a. Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) ne Kayıt Yükümlülüğü
      • b. Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü
      • c. Kişisel Verileri Hukuka Uygun Olarak Toplama ve Aktarma Yükümlülüğü
      • d. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü
      • e. KVK Kurulu Tarafından Verilen Kararları Yerine Getirme Yükümlülüğü
      • f. Veri Sahibi Başvurularına Cevap Verme Yükümlülüğü
  • E. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
  • F. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME
A. AMAÇ VE KAPSAM

İNOVA AKADEMİ, hukuk düzeninin toplumsal hayatın temel taşlarından biri olduğu gerçeği nedeniyle, kurulduğu tarihten bu yana genel hukuk kurallarına uymakta ve kişilerin hak ve menfaatini gözetmek için azami gayret göstermektedir. İNOVA AKADEMİ Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması ve Gizlik Politikası (“ İNOVA AKADEMİ KVK Politikası”) ile . İNOVA AKADEMİ, faaliyetlerinin kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumuna ilişkin temel prensipler belirlenmekte ve bu kapsamda . İNOVA AKADEMİ’nin yerine getirmesi gerekenler ortaya konulmaktadır.

Tüm faaliyetlerimizde, İNOVA AKADEMİ KVK Politikası düzenlemelerinin uygulanması ile İNOVA AKADEMİ’nin benimsediği veri güvenliği ilkeleri sürdürülebilir kılınmış olacaktır.

İNOVA AKADEMİ KVK Politikası, KVK Kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından rehber olarak hazırlanmıştır. İNOVA AKADEMİ çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup İNOVA AKADEMİ’nın sahip olduğu ya da İNOVA AKADEMİ’since yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

B. TANIMLAR

Mevzuatta ve aynı zamanda İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’nda kullanılan terimler aşağıda yer almaktadır.

I. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü
II. Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
III. Kişisel Veri Sahibi /İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; çalışanlar. IV. Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, önceden yapılmış bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
V. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
VI. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
VII. Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
VIII. KVK Kanunu : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
IX. KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
X. KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

C. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR

İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’na uygun hazırlanan prosedür, standart ve eğitim faaliyetlerinin İNOVA AKADEMİ bünyesinde uygulanmasında, hukuk danışmanlarımız tavsiye kaynağı ve rehber olacaktır. İNOVA AKADEMİ genelindeki tüm personel, ziyaretçiler ve ilgili üçüncü kişiler, İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’na uymak ve risklerin / tehlikenin önlenmesinde Hukuk Müşavirliği ile iş birliği yapmakla yükümlüdürler.

İNOVA AKADEMİ’nin tüm personelli İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’na uyulmasını gözetmekle sorumludur.

D. POLİTİKA ESASLARI

1. İNOVA AKADEMİ TARAFINDAN BENİMSENEN TEMEL İLKELER

İNOVA AKADEMİ, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi için aşağıda sıralanan temel ilkeler benimsenmektedir:

a. Kişisel veri, kişiye ait ve kişinin belirlenesini sağlayan her türlü bilgiyi içermektedir ve bu sebeple korunması veri sahibi yönünden üstün yarar teşkil etmektedir. Veri sahibinin; hangi verilerinin hangi amaçla işlendiğini, verilerin aktarılıp aktarılmadığını bilme hakkına öncelikle özen gösterilmesinin bir yükümlülük olduğu bilinciyle hareket edilmelidir.

b. Veri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak yürütür.

c. İşlenen kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanmalı ve verilerin hatalı olması halinde bunların düzeltilmesi/ güncellenmesi sağlanmalıdır.

d. Kişisel veriler sadece belirli, açık ve meşru amaçlar için ve işleme amacının gerektirdiği kadar işlenir. İleride kullanılma varsayımıyla fazla veri işlenmemeli, veri sahibinin hakları ile işlemenin amacı birlikte göz önünde bulundurulmalıdır.

e. İşlenen kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir. Özellikle Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi ve KVK Kanunu’nun 4. ve 7. maddelerinden kaynaklanan süre sınırına riayet edilir. İNOVA AKADEMİ, mevzuatta öngörülen sürenin bitimi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN KVKK’NA UYGUN YERİNE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini yürütürken, temel ilkelere uymak kaydıyla, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddeleri ile Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yönetmelik’te belirlenen veri işleme şartlarına uygun hareket etmelidirler. Veri işleme faaliyetinde sırayla aşağıdaki aşamalar takip edilir;

1- Veri sahibi aydınlatılmalıdır. Aydınlatma, veri işlemek için açık rıza alınması gereken durumlarda rıza ( imza) alınmadan önce, açık rıza (imza) alınması gerekmeyen durumlarda veri işlemeye başlamadan önce yapılmalı ve hangi verilerin neden işleneceği açıklanmalıdır. Kamera görüntüsü alınmak suretiyle veri işlenmesi durumunda, gerekli yerlere yazılı uyarı levhaları konulmalıdır.

2- Veri işlenme şartlarının mevcut olup olmadığının tespiti yapılmalıdır, şartların bulunmaması durumunda kişisel veri işleme faaliyetini gerçekleştirmemelidirler. Şu durumlarda veri işleme şartlarının varlığı kabul edilir ve rıza almaya gerek yoktur:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi ( örneğin SGK’ya bildirim zorunluluğu nedeniyle çalışanın kimlik bilgisinin alınması zorunludur).

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ( örneğin satın alma yapılan ürünün bedelini ödemek için satıcı kişinin ad soyadı ve banka hesap bilgilerinin alınması zorunludur).

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde kişisel veri işlenebilir.

• Yukarıdaki haller dışında veya “özel nitelikli veri” işlenmesi sırasında AÇIK RIZA ALINMALIDIR.

3- İşlenecek veri miktarını “ gerektiği kadarla” sınırlamak ve her işleme amacı için gerektiğinden fazla veri işlememek gereklidir.

4- İNOVA AKADEMİ personeli, kişisel verilerin işlenmesi kapsamında Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, Türk Ceza Kanunu, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuat ile İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’nda ortaya konulan kurallara uymalıdırlar. Bu açıklamalar kapsamında İNOVA AKADEMİ’de, KVK Kanunu Madde 5 ve Madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve aşağıda belirtilen amaçlar dahilinde gerçekleştirilecektir;

Üye ve İş ortakları verileri;

• Sözleşmesel ilişki nedeniyle veri işleme; Üye veya İş ortağına (iş ortağının tüzel kişi olması halinde iş ortağı yetkilisine) ait Kişisel Veri ayrıca rıza alınmasına gerek olmaksızın, sözleşmenin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için işlenebilir. Sözleşme öncesinde ve sözleşmeye başlama aşamasında kişisel veriler; teklif hazırlamak, satın alma formu hazırlamak ya da Kişisel Veri Sahibinin sözleşmenin uygulanmasıyla ilgili taleplerini karşılamak amacıyla işlenebilir.

• İNOVA AKADEMİ’nin hukuki yükümlülüğü veya kanunda açıkça öngörülmesi sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla, ayrıca rıza alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.

• İNOVA AKADEMİ’nin meşru menfaatine uygun olarak veri işlenmesi; Kişisel veriler, İNOVA AKADEMİ’nin meşru bir menfaati için gerekli olduğunda da ayrıca rıza alınmasına gerek olmaksızın işlenebilir. Meşru menfaatler genellikle yasal (örn. alacakların tahsil edilmesi) ya da ekonomik (örn. sözleşme ihlallerinden kaçınma) menfaatlerdir.

Personel verileri;

• İş ilişkisi için Kişisel Verilerin işlenmesi; Kişisel Veriler, iş sözleşmesinin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için gerekli olması halinde ayrıca rıza alınmadan işlenmektedir. İş ilişkisi başlatılırken adayların Kişisel Verileri işlenmektedir. Eğer aday reddedilirse, adaya ait bilgiler aday daha sonraki bir seçim aşaması için uygun veri saklama süresi kadar muhafaza edilmekte bu sürenin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

• Kanunda açıkça öngörülmesi veya İNOVA AKADEMİ’nin hukuki yükümlülüğü sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Çalışana ait Kişisel Veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca rıza alınmasına gerek olmaksızın işlenebilir.

• Meşru menfaate uygun olarak verilerin işlenmesi; Çalışana ait Kişisel Veriler, İNOVA AKADEMİ’nin meşru bir menfaatinin gerektiğinde de ayrıca rıza alınmadan işlenebilmektedir (örn. yasal hakların dosyalanması, uygulanması ya da savunulması). Çalışanların menfaatlerinin korunması gerektiği kişisel durumlarda kişisel veriler meşru menfaat amaçları için işleme alınmamaktadır. Veriler işlenmeden önce koruma gerektiren menfaatlerin olup olmadığı belirlenmektedir. Çalışanlara ait verilerin İNOVA AKADEMİ’nin meşru menfaatine dayanarak işlendiğinde, işlemenin ölçülü olup olmadığı incelenmektedir. İNOVA AKADEMİ’nin bu kontrol önlemini almasındaki meşru menfaatinin ilgili çalışanın korunması gereken bir hakkını ihlal etmediği kontrol edilmekte olup ve sadece ölçülü olması halinde uygulanmaktadır.

3. KİŞİSEL VERİ AKTARIMININ KVKK’NA UYGUN YERİNE GETİRİLMESİ

İNOVA AKADEMİ tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında (kişisel verilerin aktif olarak üçüncü kişilerle paylaşılması veya kişisel verilerin üçüncü kişilerin erişime açılması) KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun hareket edilmelidir. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri hariç olmak üzere diğer veriler aşağıdaki durumlarda aktarılabilir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi ( örneğin SGK mevzuatı nedeniyle çalışanın kimlik bilgisinin SGK’ya bildirimi zorunludur).

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ( örneğin satın alması yapılan ürünün bedelini ödemek için satıcı kişinin ad soyadı ve hesap bilgilerinin bankaya bölümüne aktarımı zorunludur).

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde kişisel veri aktarılabilir ( örneğin çalışanın kullandığı ilaçlar veya varsa hastalıklarına dair verilerin gerekli durumlarda sağlık personeline aktarımı zorunludur).

• Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz.

4. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

İNOVA AKADEMİ kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, aktarılmasını, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini, veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almalıdırlar. Bu kapsamda idari ve teknik tedbirler alınmalı, İNOVA AKADEMİ bünyesinde denetim sistemi kurulmalı ve kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda süreç işletilmelidir.

a. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan İdari Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak çalışanlarını eğitir ve bilinçlendirir.

• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenir. Bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınır.

• Personel tarafından gerçekleştirilen süreçler detaylı olarak incelenir, süreç kapsamında yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri her birim özelinde tespit edilir. Bu kapsamda, yürütülen veri işleme faaliyetlerinin KVK Kanunu’nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için atılması gereken adımlar belirlenir.

b. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan Teknik Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınınmış olup, alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmeli ve iyileştirilmelidir.

• Alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik düzenli aralıklarla denetim yapılmalıdır.

• Güvenliği temin edecek yazılım ve sistemleri güncellenir.

• Personeller tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili birim çalışanı ile sınırlandırılır.

c. Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin Denetim Faaliyetleri Yürütmesi İNOVA AKADEMİ tarafından kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması kapsamında alınan teknik tedbirlerin, idari tedbirlerin ve uygulamaların ilgili mevzuata, politika, prosedür ve talimatlara uyumu, işleyişi ve etkinliği İç Denetim Birimleri tarafından denetlenir. Denetim Yönetim Kurulu görüşünü alarak dış kaynaklı denetim firmalarına da yaptırabilir. Gerçekleştirilen denetim faaliyetlerinin sonuçları, Genel Müdür ve ilgili fonksiyon yöneticilerine raporlanır. Denetim sonuçlarına ilişkin planlanan aksiyonların düzenli olarak takibi, süreç sahiplerinin asli sorumluluğundadır. Denetim sonuçları ile sınırlı olmaksızın, verilerin korunmasına ilişkin alınan tedbirlerinin geliştirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayacak faaliyetler ilgili birimce yürütülür.

d. Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınması Gereken Tedbirler ; İNOVA AKADEMİ, işlemekte oldukları kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kimseler tarafından elde edilmesi durumunda, vakit kaybetmeksizin durumu KVK Kurulu’na ve ilgili veri sahiplerine bildirmelidirler. Eş zamanlı olarak İNOVA AKADEMİ Veri İhlal Bildirim Prosedürü uygulanmalıdır.

5. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER

İNOVA AKADEMİ KVK Kanunu’nun veri sorumluları için öngördüğü yükümlülüklere uymalıdırlar.

a. Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) ne Kayıt Yükümlülüğü: Mevzuatta belirlenen şartlar oluştuğunda VERBİS kaydının yaptırılması gereklidir. Kayıt başvurusunda Veri Sorumluları Sicili’ne sunulması gereken bilgiler aşağıda yer almaktadır:

1. Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik bilgileri ve adresleri,

2. Kişisel verilerin işlenme amacı,

3. Veri sahibi kişi grupları ve bu kişilere ait işlenen kişisel veri kategorileri hakkında bilgiler,

4. Kişisel verilerin aktarılabileceği kişi veya kişi grupları,

5. Kişisel verilerin işlenme amacının gerektirdiği azami muhafaza edilme süresi,

6. İşlenen kişisel verilerin güvenliğini sağlamaya yönelik alınan tedbirler.

b. Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü : Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sahiplerine sunulması gereken bilgiler aşağıda yer almaktadır:

1. Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

2. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

3. İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

4. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

5. KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan veri sahibinin hakları

c. Kişisel Verileri Hukuka Uygun Olarak Toplama ve Aktarma Yükümlülüğü: Veri sahibine hangi verilerinin hangi amaçla işlendiği ve verilerin aktarılıp aktarılmadığı açıklanmalı, toplanan veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenmelidir. Kişisel veriler sadece belirli, açık ve meşru amaçlar için ve işleme amacının gerektirdiği kadar işlenmeli ve doğru ve güncel olması sağlanmalıdır. İşlenmiş verinin işleme sebebi ortadan kalkmış ise verilerin silinmesi, anonim hale getirilmesi veya yok edilmesine yönelik gerekli iç sistemlerini kurmalıdırlar.

d. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü: Veri sahibinin herhangi bir hak kaybı yaşamaması için İNOVA AKADEMİ; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alınmalıdır. Veri güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmaların işletilmesi kapsamında gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmakla yükümlüdür.

e. KVK Kurulu Tarafından Verilen Kararları Yerine Getirme Yükümlülüğü: İNOVA AKADEMİ kişisel verilerin, temel hak ve özgürlüklere uygun şekilde işlenmesini sağlamak adına faaliyette bulunan ve KVK Kurumu’nun icra organı olan KVK Kurulu tarafından verilen kararlara uygun hareket etmelidirler.

f. Veri Sahibi Başvurularına Cevap Verme Yükümlülüğü : İNOVA AKADEMİ veri sorumlusu sıfatıyla, veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin yazılı taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırmalıdırlar.

Kişisel veri sahipleri veri sorumlularına başvurarak kendileri ile ilgili aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

6. KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7. Verilerde düzeltme veya silinme/yok edilme halinde, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere durumun bildirilmesini isteme,

8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme etmek.

E- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika dokümanı, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da dosyasında saklanır.

F- POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME

Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. Bu Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Politika içerisinde yapılacak değişiklikler ve ne şekilde yürürlüğe konacağı konusunda da Yönetim Kurulu tarafından Genel Müdüre yetki verilmiştir. Genel Müdür onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir. İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları ilgili yönetmeliklere eklenmek şeklinde düzenlenecektir. İNOVA AKADEMİ KVK Politikası internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta KVK Kanunu olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile işbu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

İNOVA AKADEMİ A.Ş. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA - İMHA POLİTİKASI

HAZIRLAYAN HUKUK DANIŞMANI
ONAY GENEL MÜDÜRLÜK
YÜRÜRLÜK ONAYI GENEL MÜDÜR (Yönetim Kurulu Kararına İstinaden)
SÜRÜM GEÇMİŞİ
Sürüm No Sürüm Tarihi Değişiklik Açıklaması
1 21/12/2020 TÜMÜ
İÇİNDEKİLER
  • A. AMAÇ VE KAPSAM
  • B. TANIMLAR
  • C. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR
  • D. SAKLAMA ORTAMLARI
    • a. Elektronik olmayan ortamlar
    • b. Elektronik ortamlar
  • E.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINA İLİŞKİN ESASLAR
    • a. Saklamayı Gerekli Kılan Hukuki Sebepler
    • b. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
    • c. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
      • 1. Alınan İdari Tedbirler
      • 2. Alınan Teknik Tedbirler
    • d. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri
  • F. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
    • a. İmhayı Gerektiren Sebepler
    • b. İmha Teknikleri
      • b.a. Kişisel Verilerin Silinmesi
      • b.b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
      • b.c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
    • c. İmha Süreci ve Süreleri
  • G. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
  • H. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME
A. AMAÇ VE KAPSAM

İNOVA AKADEMİ Kişisel Verilerin Saklama-İmha Politikası (“İNOVA AKADEMİ KVK Politikası”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

İNOVA AKADEMİ çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup İNOVA AKADEMİ’nin sahip olduğu ya da İNOVA AKADEMİ’nce yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

B. TANIMLAR

Mevzuatta ve aynı zamanda İNOVA AKADEMİ KVK Politikası’nda kullanılan terimler aşağıda yer almaktadır.

I. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü II. Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
III. Kişisel Veri Sahibi/ İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Veliler ve çalışanlar.
IV. Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, önceden yapılmış bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
V. Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
VI. Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
VII. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
VIII. Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
IX. Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
X. Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
XI. KVK Kanunu : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
XII. KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
XIII. KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

C. POLİTİKANIN UYGULANMASI VE SORUMLULUKLAR

İNOVA AKADEMİ’nin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları ve görev tanımları şu şekildedir:

• Genel Müdür : Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

• Ar-ge Direktörü : Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

• Diğer birim personelleri: Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

D. SAKLAMA ORTAMLARI

Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır:

a. Elektronik olmayan ortamlar

1. Kağıt

2. Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)

3. Yazılı, basılı, görsel ortamlar

b. Elektronik ortamlar

1. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

2. Yazılımlar (ofis yazılımları,.)

3. Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )

4. Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

5. Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

6. Optik diskler (CD, DVD vb.)

7. Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

8. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

E. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINA İLİŞKİN ESASLAR

İNOVA AKADEMİ tarafından; veliler, öğrenciler, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edildikten sonra imha edilir.

a. Saklamayı Gerekli Kılan Hukuki sebepler: İNOVA AKADEMİ tarafından kişisel veriler;

1. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

2. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

3. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

4. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

5. 4857 sayılı İş Kanunu,

6. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

7. Vergi mevzuatı ile bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

b. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları: İNOVA AKADEMİ, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.

1. İş süreçlerinin yürütülmesi, ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası

2. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.

3. Kurumsal iletişimi sağlamak.

4. Kurum güvenliğini sağlamak,

5. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.

6. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek

7. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.

8. Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.

9. Yasal raporlamalar yapmak.

10. İnova’nın ve İnova ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini

11. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

c. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması: İNOVA AKADEMİ, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, aktarılmasını, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini, veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda ;

1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan İdari Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak çalışanlarını eğitmekte ve bilinçlendirmektedir.

• Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanların sözleşmelerine gizlilik şartı eklenmiştir.

• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü İK yönetmeliğinde hazırlanmış ve personelin BG 24 Sisteminde oluşturulan dosyalarına teslim edilmiştir.

• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.

• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmiştir. Bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

• Kurum içi denetim yapılmaktadır.

2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini, Aktarılmasını Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınan Teknik Tedbirler şunlardır:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınmakta ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenmekte ve iyileştirilmektedir.

• Teknik konularda, uzman personel istihdam edilmektedir.

• Personeller tarafından işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili şirket çalışanı ile sınırlandırılmaktadır.

• Sunucu bilgisayar ve veri depolama sistemlerinin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirilmesini sağlamak, bu kapsamda;

a. İNOVA AKADEMİ’nın teknik altyapısı dahilinde kullanılan sunucu sistem donanımlarının ve bunların üstünde servis veren MS Windows işletim sistemlerinin, kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

b. Sunucu kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,

c. Sunucular üstünde sanallaştırma ve sanallaştırma performans optimizasyonu çalışmalarının yerine getirilmesi,

d. Sunuculara entegre olarak çalışan veya SAN/NAS yapısında olan depolama sistemlerinin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, doluluk/kapasite planlarının yapılması, yedekleme/yedekten geri dönme işlemlerinin yerine getirilmesi,

e. Sunucu ve depolama sistemlerinin yazılım ve donanımlarının sistem entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, devreye alınan donanım, işletim sistemi veya uygulama modüllerinin sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,

f. Sunucu sistemlerinin ve bu sistemler üzerinde çalışan tüm servislerin günlük monitör edilme işlemlerinin yerine getirilmesi, tüm sunucu donanım ve servislerinin çalışır durumda olduğunun kontrolü̈, normal-dışı kapanan sunucu veya servisler için koruyucu ve düzeltici önlemlerin alınması, sistem log'larının konfigürasyon ve kontrol çalışmalarının yerine getirilmesi,

g. Sunucu donanımları, işletim sistemleri, depolama sistemleri ve uygulama yazılımlarıyla ilgili, temel seviyedeki son kullanıcı kullanım kılavuzlarının hazırlanması ve güncellenmesi, son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi,

h. Sunucu sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,

i. Sunucu donanımları ve işletim sistemleri alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlemlerini yürütülmektedir.

• E-posta sistemleri, Web Sunucuları, SMTP, POP, IMAP, LDAP, FTP, SNMP, DNS, gibi temel uygulama ve protokollerin teknik yönetim faaliyetlerinin yerine getirmek, bu kapsamda;

a. İNOVA AKADEMİ’nin teknik altyapısı dahilinde kullanılan e-posta sunucu sisteminin kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon/yönlendirme, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim, operasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

b. E-posta sistemlerinin altyapısında hizmet veren SMTP, POP, IMAP protokollerinin yönetim/konfigürasyon ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

c. Sistem kullanıcılarının yönetimi ve LDAP protokolünün konfigürasyonu/yönetimi/ yedeklenmesi/yetkilendirilmesi çalışmalarının yerine getirilmesi,

d. FTP alanı açma, DNS domain/sub-domain tanımlama, vb. gibi operasyonel çalışmaların yerine getirilmesi,

e. E-posta, LDAP, FTP, DNS, vb. tanımlaması gerektiren son-kullanıcı taleplerinin, İNOVA AKADEMİ’nin ilgili prosedür/politika ve standartlara uygun olarak yerine getirilmesinin sağlanması; standart dışı, LDAP, E-mail, sub-domain tanımlamalarının ve veri kirliliğinin önüne geçilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve uygulanması,

f. Uygulama sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması,

g. E-posta sunucuları ve uygulamaları alanındaki yeni teknolojilerin takip edilmesi ve kurumun altyapısına uyarlanması işlerini yürütülmektedir.

• Veritabanı yönetim sistemlerinin, teknik yönetim faaliyetlerini yerine getirmek, bu kapsamda;

a. İNOVA AKADEMİ’nin teknik altyapısı dahilinde kullanılan Oracle/MS-SQL/MYSQL, vb. tüm veritabanı yönetim sistemlerinin kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme, tedarik, kurulum, konfigürasyon, patching, kapasite planlama, performans ayarlamaları, operasyon, yedekleme, yedeklerden geri dönme, vb. gibi teknik yönetim ve dokümantasyon fonksiyonlarının yerine getirilmesi,

b. Veritabanı SQL scripting çalışmalarının yerine getirilmesi,

c. Veritabanı kullanıcı aktivasyon/de-aktivasyon, konfigürasyon ve yetkilendirme çalışmalarının yerine getirilmesi,

d. İNOVA AKADEMİ dahilindeki tüm sistemlerin veri yapılarının birbirleriyle entegrasyonu, test, kalite kontrolü̈ çalışmalarının yerine getirilmesi, veri bütünlüğünün sağlanması. Veri duplikasyonunun önüne geçecek önlemlerin alınması, veri altyapısının sağlıklı olarak hizmet verdiğinin sürekli kontrol edilmesi, düzeltme/geliştirme/iyileştirme/verimlilik artırma gibi bakım ve işletim faaliyetlerinin yerine getirilmesi,

e. Veritabanı yönetim sistemlerinin en yetkili erişim şifrelerinin yönetilmesi ve güvenliğinin sağlanması işlemlerini yürütülmektedir.

d.Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

Kişisel verilerin süreç bazında saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

Sözleşmeler Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar 10 yıl
Ticari Elektronik Mail Onay Kayıtları Onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 Yıl Onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 Yıl
Aday Veli ve Öğrencilere İlişkin Kişisel Veriler Son görüşme tarihinden itibaren 2 Yıl
Veli ve Öğrencilere İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.) 5 Yıl 5 Yıl
Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler 5 Yıl
Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler 5 Yıl
Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler 10 Yıl
CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları 3 Ay
Ziyaretçi /Seminer/ Toplantı / Yarışma Katılımcıların Kaydı Etkinliğin Sona ermesinden İtibaren 3 Yıl
Kurum İletişim Faaliyetleri Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
İnsan Kaynakları Süreçleri Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri 10 yıl
F. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

a. İmhayı Gerektiren Sebepler: Kişisel veriler aşağıdaki durumlarda İNOVA AKADEMİ tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında,

b. İmha Teknikleri: İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, İNOVA AKADEMİ tarafından kendiliğinden veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir

b.a. Kişisel Verilerin Silinmesi

• Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler; Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

• Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

• Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

b.b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

• Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Yer Alan Kişisel Veriler Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

b.c. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel veriler, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilir.

c. İmha Süreci ve Süreleri

c.a. İNOVA AKADEMİ’de saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Birim direktörleri tarafından yerine getirilir.

c.b. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, İNOVA AKADEMİ’de saklama süreleri sona eren kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçilir. İlgili kişinin talebi ile kişisel verilerin imhası halinde, uygun yöntemi gerekçesini açıklanmak suretiyle, uygun yöntem seçilir ve uygulanır.

c.c. Periyodik imha süresi: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince İNOVA AKADEMİ’de her yıl Ocak ve Temmuz aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

c.d. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

c.e. Kişisel verileri ilgili kişinin talep etmesi durumunda silme ve yok etme süreleri: İlgili kişi, Kanunun 11 inci ve 13 üncü maddelerine istinaden İNOVA AKADEMİ’ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etmesi halinde;

 Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; en geç otuz gün içinde, talebe konu kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.

 Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili kişinin talebi üçüncü kişiye bildirilir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği kapsamında gerekli işlemlerin yapılması temin edilir.

 Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa; en geç otuz gün içinde, gerekçesi açıklanarak reddedilir ve cevabı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir

G- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika dokümanı, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da dosyasında saklanır.

H- POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME

Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. Bu Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Politika içerisinde yapılacak değişiklikler ve ne şekilde yürürlüğe konacağı konusunda da Yönetim Kurulu tarafından Genel Müdüre yetki verilmiştir. Genel Müdür onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir. İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları ilgili yönetmeliklere eklenmek şeklinde düzenlenecektir. İNOVA AKADEMİ KVK Politikası internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta KVK Kanunu olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile işbu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Ankara

İnova Akademi Bilişim Eğitim Hiz. San. Tic. A.Ş. Gazi Üniversitesi Teknoplaza C Blok No: 17 Gölbaşı – Ankara ​​​​​​​

İstanbul

Hacımimi Mahallesi, Lüleci Hendek Caddesi, Hoca Ali Sokak, Gün Han No: 12 Kat: 1 Galata-İSTANBUL ​​​​​​

Elektronik Devre Kargo Adresi

İnova Akademi Bilişim Eğitim Hiz.San.Tic.A.Ş. Gazi Üniversitesi Teknoplaza C Blok No:17 Gölbaşı/ANKARA

Telefon  : 0 850 303 5666

“Gönderilerinizi 7202YF kodunu vererek, UPS Kargo ile göndermenizi rica ederiz.”